Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

(1) Diese AGB gelten für die Nutzung der SaaS-Anwendung „BeiratsKompass“. Anbieter und Vertragspartner ist die jeweils im Angebot, Bestellprozess, Bestellformular oder auf der Rechnung ausgewiesene Gesellschaft (nachfolgend „Anbieter“).

(2) BeiratsKompass richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB bzw. an Mandatsträger in ihrer beruflichen Tätigkeit als Beirat, Aufsichtsrat und ähnliche, außerdem an juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern (§ 13 BGB) ist nicht vorgesehen.

(3) Vertragspartner ist der jeweilige Nutzer (Mandatsträger), auch wenn die Rechnungsstellung auf Wunsch an die Gesellschaft des Nutzers oder das Mandatsunternehmen erfolgt.

§ 2 Leistungsgegenstand

(1) BeiratsKompass ist eine KI-gestützte Software zur Vorbereitung von Aufsichtsgremiensitzungen. Acht KI-Fachexperten und ein persönlicher KI-Assistent analysieren hochgeladene Unterlagen und erstellen strukturierte Briefings.

(2) Die Nutzung der Software erfolgt in drei Stufen: (a) einer kostenlosen Testphase mit vollem Funktionsumfang, (b) einem anschließenden kostenlosen, eingeschränkten Lesemodus, in dem bestehende Inhalte eingesehen, jedoch keine neuen Analysen oder Änderungen vorgenommen werden können, und (c) dem kostenpflichtigen Vollzugang nach aktiver Freischaltung.

(3) Die durch das System erstellten Analysen, Einschätzungen und Briefings sind eine Entscheidungsgrundlage und stellen keine Rechts-, Steuer- oder Unternehmensberatung dar. Sie ersetzen nicht die eigenverantwortliche Prüfung und Beschlussfassung durch den Nutzer bzw. das Gremium.

(4) Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der Software mit den in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Funktionen. Ein bestimmter rechtlicher, wirtschaftlicher oder tatsächlicher Erfolg sowie eine bestimmte Entscheidungsempfehlung werden nicht geschuldet.

(5) Der Anbieter ist um eine möglichst hohe Verfügbarkeit der Software bemüht. Wartungsfenster, höhere Gewalt sowie Störungen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters (insbesondere beim Hosting-Dienstleister) bleiben unberührt. Eine bestimmte Verfügbarkeitsquote wird nicht zugesichert.

§ 3 Preise, Aktionspreis und Umsatzsteuer

(1) Der reguläre Preis des kostenpflichtigen Vollzugangs beträgt 125,00 EUR netto pro Mandat und Monat zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Ist ein Aktionspreis festgelegt, beträgt dieser 79,00 EUR netto pro Mandat und Monat zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer und gilt für die ersten sechs Monate ab Freischaltung des kostenpflichtigen Vollzugangs. Ab dem siebten Monat gilt der reguläre Preis von 125,00 EUR netto pro Mandat und Monat zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

(3) Für ehrenamtliche Mandatsträger sowie gemeinnützige Stiftungen und Vereine bietet der Anbieter gesonderte Konditionen auf Anfrage an.

(4) Die Umsatzsteuer wird auf Grundlage der bei der Freischaltung angegebenen Rechnungsadresse automatisiert ermittelt und ausgewiesen. Bei Vorliegen der Voraussetzungen (z.B. innergemeinschaftliche Leistung mit gültiger USt-IdNr.) kann das Reverse-Charge-Verfahren Anwendung finden.

§ 4 Testphase, Lesemodus und Vertragsschluss

(1) Jedes neue Mandat kann BeiratsKompass 14 Tage lang kostenlos und mit vollem Funktionsumfang testen. Für die Testphase sind keine Zahlungsdaten erforderlich.

(2) Mit der Registrierung kommt ein unentgeltliches Nutzungsverhältnis über die Testphase und den anschließenden Lesemodus zustande. Eine Zahlungspflicht entsteht hierdurch nicht.

(3) Nach Ablauf der 14-tägigen Testphase wird der Zugang automatisch in einen kostenlosen, eingeschränkten Lesemodus überführt. In diesem Modus können bestehende Inhalte eingesehen, jedoch keine neuen Analysen erstellt oder Änderungen vorgenommen werden. Eine automatische Abbuchung findet nicht statt.

(4) Der kostenpflichtige Vollzugang und damit der entgeltliche Vertrag kommen erst dann zustande, wenn der Nutzer den Vollzugang aktiv freischaltet und dabei die erforderlichen Zahlungs- und Rechnungsdaten angibt. Die aktive Freischaltung stellt die verbindliche Bestellung des kostenpflichtigen Abonnements dar.

(5) Auf die Kostenpflicht und die Vertragsbindung wird im Freischaltungsprozess vor Abgabe der Bestellung deutlich hingewiesen.

§ 5 Laufzeit und Kündigung

(1) Das unentgeltliche Nutzungsverhältnis (Testphase und Lesemodus) ist jederzeit ohne Frist beendbar und endet spätestens mit der Löschung des Mandats.

(2) Der kostenpflichtige Vertrag (Vollzugang) wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Eine Mindestlaufzeit besteht nicht. Er kann von beiden Vertragsparteien jederzeit gekündigt werden; die Kündigung wird jeweils zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums wirksam.

(3) Die Kündigung erfolgt über den Konto-/Abrechnungsbereich in der Anwendung.

(4) Nach Beendigung des Nutzungsverhältnisses bzw. Wirksamwerden der Kündigung werden die Mandatsdaten nach einer Vorhaltefrist von 30 Tagen unwiderruflich gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z.B. für Rechnungen) bleiben unberührt.

§ 6 Pflichten des Nutzers

(1) Der Nutzer ist für die Rechtmäßigkeit der von ihm hochgeladenen Unterlagen verantwortlich und sichert zu, zur Verarbeitung der enthaltenen Daten berechtigt zu sein.

(2) Der Nutzer hält seine Zugangsdaten geheim und schützt sie vor dem Zugriff Dritter.

§ 7 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) und begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.

(3) Die vom System erzeugten Inhalte stellen keine verbindliche Beratung oder Entscheidungsempfehlung dar. Der Nutzer ist für die finale Prüfung und Entscheidung allein verantwortlich und verpflichtet, sämtliche Ausgaben der Software vor Verwendung in geschäftlichen Entscheidungen eigenständig zu überprüfen. Die Nutzung erfolgt auf eigenes unternehmerisches Risiko.

§ 8 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

(2) Gerichtsstand ist, soweit zulässig, der Sitz des Anbieters.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt (salvatorische Klausel).

1. Gegenstand und Rolle

Der Nutzer bleibt Verantwortlicher für die in BeiratsKompass verarbeiteten personenbezogenen Daten (insbesondere Mandats- und Dokumentdaten). Die Volker Johanning GmbH verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiterin.

2. Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung

• Gegenstand: Bereitstellung und Betrieb der SaaS-Anwendung BeiratsKompass.
• Art: Erfassung, Speicherung, KI-gestützte Analyse und Bereitstellung von Briefings.
• Zweck: Vorbereitung von Aufsichtsgremiensitzungen.
• Betroffene: Mitglieder von Gremien, Mitarbeitende und Dritte, deren Daten in den hochgeladenen Unterlagen enthalten sind.

3. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Die Auftragsverarbeiterin trifft angemessene TOM gemäß Art. 32 DSGVO. Die ausführliche Darstellung erfolgt in der TOM-Anlage (separates Dokument), die Bestandteil dieses AVV ist. Kurzüberblick: Verschlüsselung (AES-256 at Rest, TLS 1.3 in Transit), Mandantentrennung auf Datenbankebene, rollenbasiertes Zugriffskonzept, lückenloser Audit-Trail, tägliche Backups, Serverstandort Deutschland.

4. Sub-Auftragsverarbeiter

Der Verantwortliche stimmt dem Einsatz der in der Anlage Unterauftragsverarbeiter genannten Sub-Auftragsverarbeiter zu (Hetzner, Stripe, Resend, Anthropic/OpenAI/Google). Änderungen werden dem Verantwortlichen mit Widerspruchsmöglichkeit mitgeteilt.

5. Weisungen, Unterstützung, Löschung

Die Auftragsverarbeiterin verarbeitet Daten nur auf dokumentierte Weisung, unterstützt den Verantwortlichen bei Betroffenenrechten und löscht die Daten nach Vertragsende (vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten; Vorhaltefrist 30 Tage).

Anlage zum AVV — Unterauftragsverarbeiter

Hinweis: Eine ausführliche TOM-Anlage liegt als separates Dokument bei. Für die US-Anbieter erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln bzw. — soweit zertifiziert — des EU-US Data Privacy Framework (siehe Datenschutzerklärung, Ziff. 5).